O projeto
A Sgridd precisava de uma plataforma que pudesse gerar, digitalizar e documentar os processos e as atividades de trabalho de seus colaboradores, ao mesmo tempo em que conectasse seus próprios equipamentos à plataforma e gerasse relatórios.
A entrega
Apresentamos o design de uma plataforma web capaz de cadastrar além dos processos, os colaborados da empresa, os equipamentos e todas as atividades que poderão ser registradas na plataforma.
Processo
Pesquisa
Definição
Desenvolvimento
Entrega
Minha função
UX/UI Designer
Duração
1 mês
Ferramentas
Figma
Figjam
Maze
UsabilityHub
Entendendo o problema
Investigar os objetivos e motivações foi o propósito central da reunião de kick-off com o cliente. Através desse encontro, foi possível compreender melhor o que motivava o pedido de criação de uma nova plataforma, além de, junto com o cliente, definir os objetivos do projeto e com isso avaliar o que fazia ou não sentido a nível de técnicas e processos de design.
Descobertas da primeira reunião com o cliente:
A plataforma atual foi feita apenas por desenvolvedores, ou seja, sem qualquer intervenção de um designer de experiência.
Funcionários da empresa tem dificuldades para utilizar a plataforma no dia a dia.
Já houveram outras duas tentativas de criação da plataforma que também não foi bem sucedida.
Investigando o atual produto
Durante a reunião com o cliente, solicitamos acesso à sua plataforma atual para analisá-la e testá-la, com o objetivo de reunir hipóteses e insights para as próximas etapas. Inicialmente, decidimos realizar uma Análise Heurística da plataforma, identificando problemas preliminares de usabilidade com base nas Heurísticas de Nielsen.
Visibilidade do Status do Sistema
O que deveria ser um dashboard não está disponível no primeiro login. Isso ocorre porque, inicialmente, é necessário inserir e configurar os dados na plataforma. No entanto, essa informação só foi descoberta muito tempo depois, pois não há nenhuma mensagem ou qualquer outro indicativo que orientasse o usuário no primeiro uso.
Prevenção de erros
Nessa tela de cadastro de atividades, o registro é feito por meio de códigos, que, por regra, deveriam aceitar apenas números. No entanto, ao testá-los, a plataforma também permitia letras, símbolos e outros caracteres especiais, sem sinalizar qualquer erro ou inconsistência.
Eficiência e flexibilidade de uso
Nessa plataforma, havia várias configurações padrão a serem feitas, além de subconfigurações que impactavam diretamente as principais. Por exemplo, a configuração de pontos influenciava diretamente os Passos (outra configuração) e as Atividades, sendo que uma dependia do funcionamento da outra. Mas por que estão em páginas separadas e com configurações distintas? Não poderiam ser unificadas?
Levando aos usuários
Durante a análise heurística, observei alguns pontos que me incomodaram no uso da plataforma, como a presença de muitos botões na barra lateral (muitas vezes desnecessários), o que poderia dificultar a navegação e a visualização do usuário ao tentar encontrar a página desejada. Com essa e outras hipóteses relacionadas ao tempo de busca por informações e erros de fluxo, realizei um teste de usabilidade não moderado com 5 pessoas, utilizando a plataforma que o cliente já estava utilizando.
Os resultados foram os seguintes:
100%
Concluíram as tarefas como: criar uma nova ocorrência ou cadastrar um equipamento.
45%
Dos cliques durante a realização das tarefas foram errados
+1 Minuto
Em média para a conclusão das tarefas.
Muito difícil de encontrar esse botão, cliquei em vários até conseguir.
Estou completamente perdido nisso aqui, eu realmente não sei como faz isso.
Preciso de ajuda.
Não imaginava ter que vir aqui para conseguir acessar.
Refinando o problema
Com base nos resultados obtidos com os usuários, foi necessário um realinhamento com os stakeholders referente ao objetivo do projeto, que, a essa altura, já não refletia as necessidades que a plataforma exigia naquele momento.
Com o argumento de que o projeto precisaria de uma atenção maior na usabilidade e na redução de atritos entre o usuário e tarefas simples, foi discutido com o cliente do projeto, e chegamos a uma definição de problema, com novos objetivos a serem tratados a nível de design.
A plataforma oferece uma experiência muito falha para quem a acessa pela primeira vez, com uma curva de aprendizado cheia de erros de lógica, o que pode confundir, frustrar e dificultar o trabalho do usuário no dia a dia, devido à alta taxa de cliques errados e ao tempo elevado necessário para realizar uma tarefa.
Reunindo ideias
O realinhamento com o cliente foi de extrema importância para assegurar as próximas decisões, focando tanto no usuário quanto nos aspectos do negócio.
Após isso, realizamos uma sessão de brainstorming, na qual, por meio de um moodboard, exploramos ideias iniciais para os wireframes de baixa fidelidade. Em seguida, toda a estrutura atualizada da plataforma foi definida em um fluxograma. O conjunto de fontes, tamanhos, cores, ícones e espaçamentos também foi estabelecido, resultando em um Guia de Estilo para o novo conceito de design do produto. Por fim, utilizamos o Figma para dar vida às soluções, construindo as interfaces.
Barra lateral reformulada
Adoção de abas
Uma das medidas que tornaram a barra lateral visualmente mais limpa foi a adoção de abas, que substituíram os antigos sub-menus. Um exemplo disso ocorreu na seção de Administração, que anteriormente contava com um triplo sub-menu, tornando a navegação bastante extensa. Agora, essa estrutura foi completamente eliminada.
Processos encurtados
Muitos processos de cadastro e configuração da plataforma foram reformulados, especialmente aqueles que exigiam o direcionamento para outras páginas. Agora, essas etapas foram unificadas em um único modal, divididas em passos, tornando o processo mais rápido e facilitando eventuais edições.
Acessibilidade e responsividade
A plataforma tinha como objetivo refletir a nova identidade visual do projeto, e, por isso, tive a responsabilidade de garantir que suas cores seguissem todas as regras de contraste.
Colocando a prova
Com as soluções aplicadas no design, os usuários foram novamente essenciais para uma nova rodada de testes de usabilidade. Desta vez, recrutamos 5 usuários para realizar, de forma não moderada, algumas tarefas definidas aleatoriamente dentro da plataforma.
O objetivo era testar de maneira mais abrangente a eficiência e a praticidade na realização de tarefas da plataforma, especialmente na perspectiva de usuários que tiveram uma menor curva de aprendizado em atividades como cadastrar e associar um equipamento, adicionar um novo profissional, entre outras.
100%
Concluíram as tarefas como: criar uma nova ocorrência ou cadastrar um equipamento.
75,5%
Dos cliques errados do teste inicial foram reduzidos.
70%
Do tempo reduzido na realização de tarefas na plataforma.
Com base nos resultados deste teste de usabilidade, foi possível fazer uma projeção futura de resultados utilizando as métricas já obtidas. Através de números divulgados publicamente pela Sgridd (proprietária do Sworker), a plataforma realizava cerca de 33.000 APRs (Ordens de Serviço) mensais. Com as novas soluções de design e os resultados da validação, apliquei o conceito de proporcionalidade inversa para estimar um possível aumento nas APRs, potencializado pelo novo design.
O resultado foi o seguinte:
Potencial aumento no número de geração de APR’s mensais.
Acompanhado de uma menor curva de aprendizado para utilizar a plataforma a primeira vez.
A seguir, apresento um comparativo entre a plataforma antiga e a nova no processo de adicionar um novo equipamento ao sistema, incluindo o cadastro de um novo tipo e classificação.
O que foi feito depois?
Durante cada etapa do design, especialmente a partir da definição do fluxograma, foram realizadas reuniões periódicas de alinhamento com o cliente. O objetivo era alinhar e compreender as expectativas dos proprietários da plataforma em relação ao design, sem comprometer a parte de desenvolvimento e mitigando erros na aplicação de mudanças que poderiam impactar o funcionamento de algumas páginas.
Com o design finalizado, foi elaborada uma documentação geral do produto, destinada tanto aos desenvolvedores do projeto quanto ao cliente final, abordando as funcionalidades da plataforma. Essa documentação também serve como uma forma de assegurar que todas as implementações foram realizadas conforme esperado por ambas as partes.
Um dos próximos passos, já com a plataforma em funcionamento, será realizar um monitoramento geral focado na coleta de métricas que possam medir o impacto da plataforma, como o CSAT (Pontuação de Satisfação do Cliente) e o CTR (Taxa de Cliques).
Após isso, será de extrema importância estudar funcionalidades e ideias que ficaram no backlog, seja por falta de tempo para implementá-las de forma imediata ou por questões maiores de priorização, possibilitando assim uma segunda versão no futuro.
Minhas reflexões sobre
Foi um projeto de extrema importância no meu crescimento por se tratar de um produto com micro funcionalidades especificas e vitais para o funcionamento da plataforma, junto também com a necessidade resolver problemas que essas micro funcionalidades criaram.
Dessa forma, tive a oportunidade de aprimorar não só as minhas hard como também as soft skills, equilibrando as necessidade de design com o desejo dos stakeholders junto com a viabilidade técnica. Também aprendi mais sobre acessibilidade, padrões de navegação e diretrizes de design para designs responsivos.
Apesar disso tudo, o processo acabou sendo bastante afetado pelo curto tempo que já havia sido definido antes mesmo do inicio do projeto. Então alguns processos, principalmente os de pesquisa e testes de usabilidade precisaram ser utilizados de forma mais estratégica para que o produto pudesse ser entregue dentro do prazo.
Sinto que que os testes de usabilidade poderiam ter sido mais abrangentes em questão de usuários participantes como também, caso fosse possível, fazer uma maior colaboração pós projeto com os stakeholders para o colhimento de métricas.
Com a conclusão deste projeto, sinto que estou preparado para enfrentar desafios complexos e contribuir para que o negócio alcance patamares ainda maiores.
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